Privacyverklaring

Wie zijn wij 

DocuScan

E-mail: ondersteuning@docuscan.nl

Welke gegevens verwerken wij

 Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van de dienst:

1. voor- en achternaam;
2. e-mailadres;
3. geüploade documentinhoud;
4. analyse-uitkomsten (samenvatting, aandachtspunten en vragen);
5. technische gegevens (zoals tijdstip en technische logs);
6. betalingsgegevens (via Mollie).

Rol onder de AVG

1. Bij gebruik door consumenten treedt DocuScan op als verwerkingsverantwoordelijke.
2. Bij zakelijk gebruik waarbij documenten van derden worden geüpload, treedt DocuScan op als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval kan op verzoek een verwerkersovereenkomst worden gesloten.

Doel van verwerking

Gegevens worden verwerkt om:

1. de documentanalyse uit te voeren;
2. het analyse-resultaat te tonen en per e-mail te versturen (PDF);
3. gebruikers tijdelijk toegang te geven tot hun analyse;
4. betalingen af te handelen;
5. de dienst technisch te laten functioneren.

Rechtsgrond van verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van:

1. de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
2. een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), zoals bij betalingen;
3. gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) voor technische werking en beveiliging.

Documentverwerking

1. Geüploade documenten worden niet opgeslagen.
2. Verwerking vindt uitsluitend in-memory plaats.
3. Na afronding van de analyse wordt de documentinhoud automatisch en permanent verwijderd.
4. Documenten en teksten worden niet gebruikt voor AI-training.

Analyse-uitkomst (tijdelijke opslag)

1. De analyse-uitkomst (samenvatting, aandachtspunten en vragen) wordt 7 dagen opgeslagen op onze servers.
2. Dit is uitsluitend bedoeld zodat gebruikers, na inloggen, hun resultaat opnieuw kunnen bekijken en de PDF kunnen downloaden.
3. Na 7 dagen wordt de analyse-uitkomst automatisch verwijderd.
4. De PDF wordt altijd ook per e-mail verstuurd.

AI & externe partijen

Voor de analyse maken wij gebruik van een AI-dienst.

1. De documentinhoud wordt uitsluitend gebruikt om de analyse uit te voeren;
2. De AI-provider treedt op als verwerker;
3. Verwerking kan plaatsvinden buiten de EU, met passende waarborgen conform de AVG.

Daarnaast gebruiken wij:

1. Mollie (betalingen);
2. hosting- en e-maildiensten;
3. Google Analytics (analytische cookies).

Bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden passende waarborgen toegepast, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

Bewaartermijnen

1. Documentinhoud: niet opgeslagen.
2. Analyse-uitkomst: 7 dagen.
3. E-mailcorrespondentie: zolang noodzakelijk voor ondersteuning.
4. Wettelijke gegevens (zoals betalingen): volgens wettelijke bewaarplichten.

Cookies

DocuScan gebruikt:

1. functionele cookies (WordPress / WooCommerce);
2. analytische cookies (Google Analytics).

Rechten van gebruikers

Gebruikers hebben het recht op:

1. inzage;
2. correctie;
3. verwijdering;
4. beperking van verwerking;
5. bezwaar.

Voor privacygerelateerde vragen kunnen gebruikers contact opnemen via ondersteuning@docuscan.nl.

Klachten

Gebruikers kunnen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.